本文來源于《出展世界》編譯/蘇希玲

如果參展商想大幅削減參展成本，就必須有周密的計劃性。盡可能早地完成所有必要的措施和任務(wù)是非常重要的，這樣就可以不錯過各項工作的截止期限。此外，良好的組織性可以使企業(yè)不忽視任何隱藏的成本因素，從一開始就省去后關(guān)頭因忘記某物而造成的昂貴的快遞費用。通常情況下，展商應(yīng)該在會展活動開始不晚于前十天訂購現(xiàn)場所需的相關(guān)服務(wù)，如電話、互聯(lián)網(wǎng)、電力和水。實踐表明，如果在此日期之后才預(yù)訂，一般這些服務(wù)的價格都會比平時高出大約五分之一。此外，參展商應(yīng)稍微寬泛地預(yù)估相關(guān)的服務(wù)數(shù)量，以保證充足的預(yù)算。

 

毫無疑問，展具占了很大一部分參展成本。因此，展商應(yīng)該選擇好的功能元素，以便能夠靈活組合展示圖形和橫幅，在多個展覽會中可以重復(fù)使用。此外，設(shè)備好能夠進行緊湊的折疊，以避免昂貴的運輸和存儲成本。很多參展商常常以廉價的設(shè)備來代替高質(zhì)量的營銷設(shè)備，以節(jié)省成本。但實際上，這不是明智的。較差的設(shè)備更容易發(fā)生破損，并且往往功能和外觀都較差。從長遠來看，需要額外的購買或修理常常使廉價設(shè)備成為昂貴的錯誤投資。參展商應(yīng)該選擇較少但高質(zhì)量的展具設(shè)備。這樣既節(jié)省了印刷成本，又節(jié)省了材料成本。此外，可以給潛在客戶留下更好的印象。

廣告宣傳欄和移動展示墻的設(shè)計晚也應(yīng)在展會前一天完成。通過避免現(xiàn)場發(fā)生展會策劃中一些不必要的錯誤，參展商可以規(guī)避加班修補的風(fēng)險以及因此產(chǎn)生的相關(guān)工人昂貴的加班費用。

印刷手冊、橫幅和類似的材料也是一個重要的成本因素。這也可以通過良好的組織性來降低成本。公司通常可以在批量訂貨時享受折扣。因此，參展商可以一次性采購所需的所有材料，以有效降低成本。

“少即是多”是一個原則，這也適用于公司宣傳手冊和廣告材料的數(shù)量。參展商只需攜帶真正需要的數(shù)量就可以了。同時，為了避免讓客人空手而歸，參展商也可以通過郵寄或發(fā)送電子郵件把產(chǎn)品宣傳資料發(fā)給客戶。

參展商的運輸成本與使用的設(shè)備密切相關(guān)。例如，使用智能折疊式移動攤位可以減少運輸量，從而降低運輸成本。使用鋁制展具等輕量化的展覽設(shè)備也可以減少成本。良好的組織性也會降低運輸成本 ：參展商應(yīng)該確切知道自己的展具需要多少集裝箱和它們的重量。

工作人員和攤位員工的參展旅行安排應(yīng)事先計劃好。提前預(yù)訂鐵路旅行、航班、其余交通和酒店可以節(jié)省很多資金。此外，參展商在預(yù)訂旅游機票時不應(yīng)因為害羞而不申請團體費率或特殊條件。

將展臺安裝安排在正常的工作時間內(nèi)完成是為明智的。參展商這樣做能避免因周末加班產(chǎn)生的昂貴的工人費用。同理，在其他情況下，也應(yīng)該不惜一切代價避免加班。